[문제 4] 서식의 승인과 관리
1.서식의 승인
(1)승인기관
1)행정안전부장관
중앙행정기관이 법령으로 서식을 제정하려는 경우
2)중앙행정기관의 장
①중앙행정기관 및 그 소속기관이 훈령, 고시, 예규 등으로 제정 또는 개정하는 서식
②중앙행정기관이 법령으로 제정한 서식을 변경하는 경우에는 해당 중앙행정기관의 장이 자체심사를 하여야 한다.
3)지방자치단체 또는 지방교육행정기관의 장
지방자치단체의 조례, 규칙, 훈령, 고시, 예규 등으로 제정 또는 개정하는 서식
(2)승인의 신청
1)승인신청서 제출
서식의 제정 또는 개정 승인을 받고자 하는 행정기관의 장은 입법예고와 동시에 서식 목록과 서식 초안을 첨부하여 문서로 승인을 신청하여야 한다. 이 경우 서식 초안은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치로 작성한다.
2)관계기관 간 사전 협의
둘 이상 기관의 업무에 관계되는 서식은 관계기관 간의 사전 협의를 거쳐 승인을 신청하여야 한다.
3)승인서식의 통보
승인기관이 서식을 승인한 때에는 서식 목록과 승인서식안을 첨부하여 문서로 승인신청기관에 통보하여야 한다.
4)신설 민원 사전영향평가제 운영
중앙행정기관은 법령 제･개정으로 민원 신설 시 자체적으로 사전영향평가를 하고 그 결과를 서식 심사 의뢰 시 행정안전부에 제출하여야 한다.
2.서식의 관리
(1)서식의 전자적 제공
행정기관장은 국민이 편리하게 사용할 수 있도록 소관 업무와 관련된 서식을 정보통신망을 이용하여 제공하여야 한다.
(2)서식의 변경 및 폐기
1)서식의 변경 사용
승인된 서식을 업무관리시스템, 행정정보시스템 등에서 그대로 사용할 수 없는 경우에는 서식의 주요 내용을 변경하지 아니하는 범위에서 기재항목 또는 형식을 변경할 수 있으며, 필요한 경우에는 단순히 자구, 활자 크기, 용지의 지질 등을 변경하여 사용할 수 있다. 이 경우 서식승인기관에 사후통보로 승인을 갈음할 수 있다.
2)서식의 폐지
서식제정기관이 서식을 폐지한 때에는 지체없이 그 사실을 서식승인기관에 통보하여야 한다.
3)해당 국가 언어의 병기
재외공관의 장은 재외공간에서 사용하는 서식에 그 국가의 언어를 함께 적어 사용하게 하거나 그 국가의 언어로 번역한 서식을 사용하게 할 수 있다.
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