문제 02. 영상회의의 운영과 관련하여 정부영상회의실의 설치 및 운영과 정부영상회의실 이용절차에 관하여 설명하시오.
1. 정부영상회의실의 설치 및 운영
⑴ 행정안전부장관은 다음 각 호의 회의를 개최하기 위하여 영상회의실을 설치ㆍ운영할 수 있다.
① 국무회의 및 차관회의
② 장관ㆍ차관이 참석하는 회의
③ 둘 이상의 정부청사에 위치한 기관 간에 개최하는 회의
④ 정부청사에 위치한 기관과 지방자치단체 간에 개최하는 회의
⑤ 그 밖에 원격지(遠隔地)에 위치한 기관 간 회의
⑵ 행정안전부장관은 위⑴의 회의를 주관하는 행정기관의 장에게 정부영상회의실을 이용하여 회의를 개최할 것을 요청할 수 있고, 요청을 받은 행정기관의 장은 특별한 사유가 없으면 요청에 응하여야 한다.
⑶ 정부청사관리소는 정부영상회의시스템 구축 및 운영 취지에 부합하여 원격 회의를 우선 접수할 수 있다.
⑷ 정부영상회의시스템과 다른 영상회의시스템 간이나 국제영상회의를 전용선을 이용하여 연결할 때 필요한 연계장비 설치비 및 회선임대료, 통신료 등은 주관기관에서 부담하여야 한다.
⑸ 회의 주관기관은 국제영상회의를 개최할 경우 회선연결ㆍ리허설 등 사전준비 및 본회의 진행기간 동안 시스템 운영과 문제해결을 위해 필요한 통역자를 동반하여야 한다.
2. 정부영상회의실 이용절차
⑴ 사전 업무협의
정부영상회의실을 이용하고자 하는 기관은 정부청사관리소장과 사용가능여부 (사용의 적정성, 예약상황, 시스템 정상여부, 기자재 준비사항, 회의보안) 등에 관하여 사전에 협의하여야 한다.
⑵ 사용신청
① 정부영상회의실 사용은 문서 또는 정부영상회의실 사용신청서(규칙 별지 제11호서식)로 신청하여야 하며, 회의진행에 필요한 서류는 팩스 또는 정보통신망을 이용하여 회의 개최일 2일 전까지 정부청사관리소장에게 제출하여야 한다. 이 경우, 정부청사관리소장은 정부영상회의실의 사용가능 여부를 지체 없이 통보하여야 한다.
② 중앙행정기관과 시ㆍ도 간 영상회의를 개최할 때는 회의 주관기관에서 시ㆍ도 영상회의실의 예약상황 등을 고려하여 참석 대상기관에 문서로 사용신청 또는 협조ㆍ요청하여야 한다.
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